7 Keuntungan Kuat Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen (DMS)

7 Keuntungan Kuat Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen (DMS)

7 Keuntungan Kuat Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) : Ada banyak tipe orang yang bekerja di lingkungan kantor, ada yang butuh keheningan untuk mengeluarkan kreativitasnya, ada juga yang menyukai kekacauan untuk memicu inspirasinya. Meskipun kedengarannya agak benar, ini hampir tidak berfungsi di lingkungan profesional di mana orang mendapatkan alat produktivitas yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka. Di sini, di posting ini kami telah menyoroti manfaat mengelola dokumen penting Anda melalui perangkat lunak manajemen dokumen (DMS).

Sejujurnya, ketika bekerja di lingkungan profesional tidak peduli seberapa keras Anda mencoba, Anda akhirnya kehilangan file penting dan kemudian menghabiskan waktu berjam-jam untuk merawatnya. Kemudian teman atau rekan kerja Anda, memberi tahu Anda dengan salah satu nada yang paling meremehkan: “Berhentilah mencarinya, Anda akan menemukannya ketika ia memutuskan untuk muncul.”

Dan coba tebak, bagian yang paling membuat frustrasi dan mengejutkan adalah mereka berakhir dengan benar. Saat Anda berhenti mencarinya, benda sialan itu akan muncul di depan Anda tergeletak di atas tumpukan dokumen lain, yang mungkin telah Anda jungkir balikkan saat mencari file tersebut.

Sekarang, ini adalah situasi yang dapat Anda tertawakan jika dokumen tersebut bukan masalah hidup-mati atau sangat penting bagi bisnis. Bagaimana jika satu file itu sangat penting sehingga tim Anda harus segera mulai mengerjakannya, karena proyeknya sensitif terhadap waktu? Bagaimana jika itu adalah sesuatu yang dapat membantu perusahaan yang sedang berjuang dari proses pengadilan yang mahal? Atau mungkin penutupan resmi pemerintah?

Di sinilah sistem manajemen dokumen DMS menjadi kebutuhan mutlak.

Apa itu Sistem Manajemen Dokumen (DMS)?
Banyak orang tidak mengetahui apa itu sistem manajemen dokumen, jadi inilah pengantar singkatnya:

“Manajemen dokumen mencakup prosedur dan proses yang digunakan bisnis Anda karena terkait dengan penyimpanan, pengambilan, dan pengamanan dan penyimpanan informasi secara teratur, ini adalah proses yang dapat disederhanakan melalui penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen.”

Sistem manajemen dokumen memudahkan perusahaan untuk menggabungkan file digital dan kertas ke dalam satu hub sebagai kartu nama, dokumen fisik, scan dan format digital. Format file yang didukung dapat berkisar dari spreadsheet Excel, power point, dokumen word, file PDF, dan presentasi dan sebagainya.

Komponen dasar sistem manajemen dokumen adalah sebagai berikut:

• Check-in/Check-out
• Penyimpanan dokumen
• Keamanan dan kontrol akses yang tepat
• Koordinasi pengeditan simultan
• Kontrol versi
• Pengambilan dan pencarian
• Jejak audit
• Klasifikasi dan pengindeksan
• Anotasi

Selain membantu pohon agar akarnya tetap kuat dan melindungi lingkungan dari bahaya ekonomi dan kesehatan seperti banjir, polusi, dan tanah longsor,

Selain membantu menjaga pohon tetap tegak untuk melindungi lingkungan dari bahaya kesehatan dan ekonomi seperti polusi, tanah longsor dan banjir, menggunakan solusi perangkat lunak manajemen dokumen berbasis cloud memiliki banyak keuntungan. Berikut adalah beberapa di antaranya tercantum di bawah ini:

1. Gudang Dokumen
Sistem manajemen dokumen berbasis cloud berfungsi sebagai sumber utama untuk semua file penting Anda yang dapat dilihat, diubah, diakses, dan dibagikan dengan kolega Anda. Tidak ada lagi membuang waktu berjam-jam dari waktu berharga Anda mencoba mencari melalui folder untuk menemukan satu dokumen.

2. Keamanan Dokumen
Ketika dokumen Anda tidak dikelola dengan cara yang benar, ada kemungkinan informasi tersebut dapat jatuh ke tangan yang salah. Dokumen sensitif dan penting jika jatuh ke tangan yang salah dapat membawa kerusakan yang tidak dapat diubah. Solusi DMS membantu Anda dalam hal ini dan menyimpan dokumen rahasia Anda. Jika terjadi banjir atau kebakaran, DMS berbasis cloud memastikan bahwa data Anda tetap utuh dan tidak terhapus dari muka bumi ini.

3. Akses Kapan Saja Di Mana Saja
Dengan solusi perangkat lunak berbasis cloud, Anda mendapatkan kebebasan untuk mengakses file dan dokumen dari mana saja dan kapan saja terlepas dari jenis perangkat yang Anda gunakan. Ini sangat berguna saat Anda mengerjakan proyek dengan anggota tim yang berada di tempat lain atau bekerja dari jarak jauh.

4. Penggabungan Dengan Perangkat Lunak Pihak Ketiga
Integrasi aplikasi adalah kemampuan bagus lainnya yang menghapus input data yang berlebihan dan menawarkan aliran informasi yang lancar antara platform yang berbeda. Tidak hanya menghemat tenaga dan waktu, tetapi juga menjaga akurasi dan integritas data. Beberapa solusi DMS juga mendukung penggabungan email, memberi Anda kemampuan untuk mengirim file dan dokumen secara langsung ke kolega, mitra, dan pelanggan.

5. Organisasi yang Lebih Baik
Dengan kategori, tag, metadata, dan subkategori untuk menandai dokumen dan file Anda, mereka menjadi sangat mudah untuk ditemukan, diatur, dan diambil untuk digunakan di masa mendatang. Pencarian menggunakan kata kunci yang sesuai bisa mendapatkan hasil dalam hitungan detik.

6. Efisiensi Waktu Dan Biaya
Efisiensi karyawan adalah penghemat waktu. Bijaksana bisnis, karena waktu yang dihemat adalah uang yang dihemat. Dan itulah yang sebenarnya ditawarkan oleh sistem manajemen dokumen yang menghemat waktu dan menghemat biaya.

7. Berbagi File

Dengan DMS, pengguna mendapatkanuntuk berkolaborasi dan berbagi dokumen dan file dengan rekan kerja, di mana pun mereka berada. Mereka mengontrol dengan siapa mereka berbagi dokumen dan file dapat dibagikan melalui tautan atau dipublikasikan di web atau dikirim sebagai file yang dilindungi kata sandi.

Pemulihan Data